Cómo organizar la mejor fiesta de graduación

Nuestra hija mediana se graduó la semana pasada y se va a la universidad (¡en la localidad!). Su fiesta fue el sábado por la noche. Todo nuestro entretenimiento a gran escala tiene que hacerse al aire libre porque nuestra casa es muy pequeña. El clima es bastante bueno aquí, y casi nuestra única preocupación es el calor, por lo que casi podemos entretener a casi todo el año sin preocuparse por el clima. ¡Hasta esta fiesta!

Tal vez debería haber titulado este post como la fiesta que casi no fue. Hacia el final de la semana llegaron vientos huracanados. ¡¡¡Los vientos no son en absoluto el tiempo que queríamos para esta fiesta de graduación!!! ¡Ni que decir tiene que no pudimos montarla hasta el último momento y luego rezamos para que los vientos pararan a tiempo! No pude montar toda la decoración que pretendía y no pude sacar muchas fotos. Gracias a Dios, nuestras oraciones fueron escuchadas y el viento se calmó justo cuando los invitados estaban llegando. Todo el mundo pareció pasárselo muy bien, y los tres días de viento hicieron que la noche fuera preciosa.

1) Empieza a planificar con tiempo

Si quieres organizar la mejor fiesta de graduación, empieza a planificarla con tiempo. Esto no se puede enfatizar lo suficiente. Como en cualquier evento, cuanto antes empieces, mejor. ¡No importa lo temprano que comience, siempre parece que estoy corriendo como una persona loca al final! Tener todo lo que se pueda planear con anticipación sólo ayudará. Incluso si los artículos de graduación no están todavía en las tiendas, mantén un ojo en las piezas de servicio y otras decoraciones que se pueden utilizar. Dollar Tree y la sección de dólares de Target son buenos lugares para buscar. Casi siempre encuentro cosas bonitas que puedo utilizar. Ten una idea general de dónde vas a celebrar tu fiesta: dentro de tu casa, en tu jardín o en un restaurante o local.

2) Recoge la inspiración

Pinterest es siempre el primer lugar donde empiezo a planear una fiesta o un evento. Permite organizar las cosas fácilmente, está lleno de inspiración y los tableros y pines se pueden compartir. Mi hija y yo empezamos a buscar inspiración en Pinterest unos seis meses antes de la graduación. Pusimos todo lo que nos gustaba. Encontramos ideas para la comida, para el fotomatón, etc. Ella quería un estilo boho, y una paleta de colores neutros con toques de rubor. Puedes ver mi tablero de Pinterest aquí, y ver todas las ideas que necesitas para organizar la mejor fiesta de graduación. ¡Me encantaría que me siguieras en Pinterest! Si tienes alguna fiesta o evento próximamente, ¡probablemente he hecho todo el trabajo por ti!

3) Establece la fecha y ordena las invitaciones

Para organizar la mejor fiesta de graduación, fija la fecha lo antes posible y ¡envía las invitaciones! La temporada de graduaciones es muy ajetreada, y no es probable que puedas elegir una fecha en la que no haya otras fiestas, ¡pero correr la voz con antelación es muy importante! Debido a que la familia que viene de fuera del estado, elegimos la fecha con unos dos meses de antelación, y empezamos a correr la voz sólo como un aviso.

Hay muchas aplicaciones y programas para hacer tus propias invitaciones o para encargarlas. Canva es una gran fuente si quieres hacer las tuyas propias, pero aún así tendrían que ser impresas. Nosotros optamos por encargar nuestros anuncios en Minted, y casualmente, también lo hicieron TODAS las demás familias de las que recibimos anuncios. Minted es bastante razonable, y nos gustó el acabado mate y el grosor, así como las plantillas que ofrecían.

En esta época de medios sociales y digitales, puede ser tentador poner algo en Facebook, o enviar un Evite, pero la etiqueta (al menos hasta ahora) sigue siendo que se envíen por correo. Ya que estamos hablando de etiqueta, hay que explicar una cosa. Hay una diferencia entre las invitaciones y los anuncios. Técnicamente, imprimimos los anuncios en Minted y los enviamos por correo a los amigos y familiares de fuera del estado que sabíamos que no podrían asistir a la fiesta. Acompañamos los anuncios con una invitación a la fiesta (simplemente hice una en mi ordenador usando Canva y la imprimí en casa) para los amigos y familiares locales que era más probable que asistieran a la fiesta.

Puedes combinar perfectamente la invitación y el anuncio y mandar a hacer uno solo que incluya el anuncio y la información de la fiesta. Esto es perfectamente correcto, y recibimos muchas que incluyen ambas cosas. Una buena regla general es enviarlas por correo entre 4 y 6 semanas antes del evento.

4) Planificar el menú

De nuevo, cuanto antes se planifique, mejor. El menú no es una excepción. Mi hija eligió una barra de tacos, una barra de panqueques y una barra de palomitas para los menús. Las fiestas son un gran momento para las barras de comida divertidas. ¡Las tablas de embutidos de diferentes temas también son una gran comida para las fiestas! Y en mi opinión, ¡siempre tiene que haber algún tipo de postre o golosina! Pinterest es una gran fuente de ideas de comida para fiestas. Asegúrate de ver los alimentos en mi tablero de fiestas de graduación: ¡hay algunas ideas fantásticas de alimentos aptos para Covid! Es muy importante tener en cuenta las alergias alimentarias en estos tiempos. Uno de los amigos de mi hija no tiene gluten, y otro no tiene productos lácteos ni gluten, así que me aseguré de hacer carne para tacos que no tuviera gluten, y pedimos un par de golosinas para ellos en una panadería local.

5) Piezas básicas

Como he dicho anteriormente, cuando salgo a la calle estoy atenta a todo lo que pueda servir. A lo largo de los años, he adquirido un buen número de artículos de decoración básicos, así como piezas para servir. Si haces esto, realmente ayuda con el costo de la fiesta. A medida que comienzas a construir una buena colección de artículos de primera necesidad, probablemente encontrarás que tienes que gastar menos y menos para una fiesta o evento.

Decoración básica

La vegetación, las cajas, los caminos de mesa y los jarrones son algunas de las cosas que considero decoración básica. Cosas que se pueden utilizar una y otra vez, y que resistirán el paso del tiempo y las tendencias. No tiene por qué costar mucho dinero. Las tiendas de segunda mano, las ventas de garaje y los mercados de pulgas son buenos lugares para buscar estas cosas. Dollar Tree y el Target Dollar Spot suelen tener una decoración estupenda por muy poco dinero. Facebook Marketplace es otra gran fuente de decoración.

¿Ves esta pequeña bandeja de bambú? La tengo desde hace años y la compré en la sección de dólares de Target. Se ha utilizado para más cosas de las que puedo contar. (Nota al margen: las burbujas de graduación y los jirones son de Dollar Tree). La vegetación es un listón cortado de Hobby Lobby. Consigue algunos swags cuando estén en oferta, ¡dan mucho verde por poco dinero! Toda la vegetación que ves a lo largo de la casa comenzó como un swag.

¿Ves el jarrón que sostiene los accesorios de la cabina de fotos? Es de Dollar Tree. Tengo varios de ellos, y hay tantas cosas que puedes hacer para embellecerlos, ¡o simplemente dejarlos de cristal! Y esta cesta, ¡fue una moneda de 25 centavos de una tienda de segunda mano! El marco dorado de arriba con la foto de mi hija en él... lo has adivinado: ¡Dollar Tree!

Piezas de servicio básicas

Las bandejas, los platos, los soportes para pasteles, los soportes de dos o tres niveles y los dispensadores de bebidas son lo que considero piezas básicas para servir. Son cosas que puedes sacar para servir en vacaciones, fiestas o incluso a diario. Las piezas blancas son siempre un clásico, y se pueden encontrar fácilmente. TJ Maxx, Marshalls, y Home Goods son grandes lugares para comprar estos, y sus precios son muy asequibles. Pero si te mantienes alerta, incluso puedes encontrar algunas en ventas de garaje y tiendas de segunda mano. Incluso he comprado un juego grande en Facebook Marketplace por 12 dólares.

Tengo tres dispensadores de bebidas: uno muy grande que utilizo para el agua y dos medianos para el té helado y la limonada. Los cubos de bebidas también son una forma estupenda de servir latas y botellas y se pueden llenar de hielo para mantenerlas frías. A menudo se consideran un artículo de verano, y se pondrán en liquidación cuando empiecen a llegar las cosas de otoño. Hace años, compré uno con una franja de pelota de playa en Target en liquidación por unos pocos dólares. La parte exterior la pinté de blanco con spray y ha aguantado perfectamente todo este tiempo.

Walmart es otra gran fuente de piezas para servir. Han sacado una nueva línea llamada Alameda de Better Homes and Gardens, ¡y es preciosa! ¡Se puede utilizar para el exterior también, y es seguro para los alimentos y completamente lavable! ¡¡Algunas de estas piezas tenían que ser añadidas a mi colección!!

Un pequeño consejo para los caminos de mesa: ¡compra un mantel y córtalo! Los rollos estrechos de papel craft o de correo también tienen el tamaño perfecto para un camino, ¡y son desechables! Los rollos estrechos de papel de envolver también funcionan muy bien y añaden algo de color a la mesa. El camino de esta mesa era un mantel de encaje que compré en Goodwill por 4 dólares y que corté en 4 tiras. Ha durado muchas fiestas, ¡e incluso lo he lavado!

6) Compra decoración específica

La decoración específica son los platos de fiesta, las servilletas y los adornos que son específicos para el evento. Los artículos para fiestas de cumpleaños obviamente están disponibles todo el año, pero los recuerdos y la decoración para fiestas de graduación no salen a la venta hasta marzo o abril. Cuando veas que los artículos de graduación salen a la venta, ¡cómpralos en ese momento! Siempre puedes devolverlos si cambias de opinión, ¡¡¡pero se van rápido!!! Por lo general, en mayo ya se han agotado. Party City es la única tienda que conozco que repone los artículos de graduación.

Piensa en algo diferente cuando compres la decoración de la fiesta. El sombrero de graduación en el centro de mesa de arriba era originalmente una pancarta que compré en Hobby Lobby por unos $3. Corté los sombreros de la cinta en la que venían, y los usé en cinco centros de mesa, y en el soporte de cupcakes. (Tomé la foto desde la parte trasera del centro de mesa, ¡inserte un emoji de vergüenza aquí!)

Consejo: ¡los pinchos de barbacoa son increíbles para la decoración de fiestas! El sombrero estaba pegado a una brocheta, y también utilicé brochetas para los accesorios del fotomatón.

7) Estaciones

Si quieres organizar la mejor fiesta de graduación, prepara estaciones o viñetas separadas para distinguir tu fiesta de las demás. Además, los invitados tendrán cosas que hacer.

Estación de comida

La comida es probablemente lo más importante si quieres organizar la mejor fiesta de graduación. Si vas a celebrar la fiesta a la hora de la comida o de la cena, deberías considerar la posibilidad de tener al menos un plato principal o una comida contundente. Para evitar tener que servir una comida, ¡haz la fiesta a medio día, o más tarde por la noche! Como mencioné anteriormente, mi hija había elegido una barra de panqueques y una barra de palomitas. Añadimos la barra de tacos para dar algo de sustento, ya que la fiesta empezaba a las 6:30 de la tarde. De nuevo, ¡asegúrate de tener en cuenta las alergias alimentarias!

Probablemente sea mejor colocar toda la comida en una zona central, ya que es mucho más cómodo rellenarla y que los invitados pasen por ella. Ten en cuenta el flujo de tráfico cuando coloques la comida. Los invitados deben poder pasar fácil y cómodamente por la fila de la comida y tener todo lo que necesitan en lugares lógicos: platos, servilletas, vasos junto a las bebidas, etc.

Normalmente, hago una mesa separada para las bebidas y pongo los vasos, el hielo, los edulcorantes, las pajitas y todo lo que puedan necesitar para las bebidas todo junto. Si la fiesta es al aire libre, me gusta poner tapas en los vasos para que los insectos no entren en las bebidas. Asegúrate de poner un Sharpie para que los invitados puedan etiquetar sus vasos. En este caso, acabé con una mesa menos y tuve que combinar cosas.

También debes pensar en cómo mantener las cosas calientes calientes y las frías para organizar la mejor fiesta de graduación. Si tienes electricidad cerca, las ollas de cocción lenta y las bandejas para calentar alimentos son estupendas para mantener la comida caliente. Yo tomé prestada una olla grande de un vecino para cocinar la carne de los tacos y mantenerla caliente mientras se servía. Las bandejas Sterno también son una gran opción, especialmente si no tienes acceso a la electricidad. Se pueden comprar en Sam's Club, Costco, Party City o Amazon. Yo compro las latas de Sterno en Dollar Tree.

Mantener las cosas frías es un poco más complicado en el calor del verano. Puedes comprar bandejas enfriadoras, y bandejas inflables para el hielo en Amazon. Pero pueden ser caras, y no son estéticas. La bandeja inflable que compré para la fiesta de graduación de mi hijo tenía una fuga, y muy pronto el hielo se derritió, y el agua salía de ella, ¡creando un desastre de barro!

Por suerte, este año no hacía tanto calor, y la única comida que realmente necesitaba mantenerse fría era la crema agria, el queso y el guacamole para la barra de tacos. Compré una bandeja de buceo redonda en Party City, y encontré una tapa redonda grande que puse boca abajo, llené con hielo, la bandeja encajó en la parte superior. Funcionó muy bien, y sólo costó alrededor de $ 6 para las dos piezas. Nadie pudo hacer una buena foto de la comida, porque íbamos muy retrasados. La gente se agolpó en la cola de la comida en cuanto empezó a salir.

Barra de postres o estación de golosinas

Si quieres organizar la mejor fiesta de graduación, los postres son imprescindibles. Lo mantuvimos muy simple con cupcakes comprados en la tienda y galletas de Sam's Club, galletas de oblea enrolladas con cinta para que parecieran diplomas, y cubos de caramelos.

¡Estos cubos fueron probablemente mi cosa favorita de la barra de postres porque eran tan lindos! Encontré la idea en Pinterest, ¡por supuesto! Utilicé avery.com para crear plantillas gratuitas, y las imprimí en etiquetas de 2 x 2 en mi ordenador. Las etiquetas dicen:

• Book Worms-lleno de gusanos de goma
• Smartie Pants: rellenos de Smarties
• Reach for the Stars (Alcanza las estrellas), rellenas de Starburst
• Class Rings-llenado con Ring Pops
• So Long Suckers-lleno de Dum Dums
• Nerds-lleno de Nerds

Estación de regalos

El puesto de regalos debe ser fácilmente identificable desde la entrada de la fiesta. No quieres que los invitados tengan que dar vueltas con las manos llenas tratando de encontrar dónde colocar los regalos. También debe haber una cesta para las tarjetas.

Cabina de fotos

Una zona de fotomatón es crucial si quieres organizar la mejor fiesta de graduación. No hace falta que sea muy elaborada. Basta con una especie de telón de fondo donde los invitados puedan hacerse fotos. Los accesorios son siempre una adición divertida, y se pueden encontrar por todas partes, y son típicamente muy asequibles. Nosotros hemos acumulado una buena colección de accesorios a lo largo de los años. De nuevo, Dollar Tree y Target son buenos lugares para encontrarlos, así como Amazon.

Personalmente, no recomendaría usar una Polaroid. Lo vi en Pinterest y me pareció una idea muy bonita. Mis hijas ya tienen cada una una cámara, pero la película era cara, y los invitados no sabían cómo usarla. Con las cámaras de los teléfonos móviles, ya no hay razón para proporcionar cámaras. Puedes crear un hashtag en Instagram, y hacer que los invitados publiquen en él como una forma fácil de recoger todas las fotos que se han tomado.

Libro de visitas

Un libro de visitas es opcional. Este es de la fiesta de graduación de mi hijo, y no lo ha leído ni una sola vez. Sin embargo, mi hija es más sentimental y ya lo ha hojeado varias veces, y probablemente lo hará durante años. Realmente depende del graduado. Si optas por un libro de visitas, deja una pizarra o un cartel con indicaciones claras sobre lo que hay que hacer. Hicimos un libro para mi hija y escribí una pizarra que decía: "Por favor, escriba sus deseos y consejos para el graduado".

Expositor de fotos

Una exhibición de fotos también es opcional, pero el graduado y los invitados siempre parecen disfrutarla. Usamos un palé, apoyado con un caballo de sierra detrás. Colgué cordeles y pinzas para colgar las fotos. Usé fotos desde los años de bebé en orden de edad hasta su último año, pero también podrías usar sólo los años de secundaria, o lo que desees.